○中巨摩地区広域事務組合文書管理規程
昭和51年3月26日
規程第1号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の収受(第6条―第9条)
第3章 文書の処理(第10条―第14条)
第4章 審査(第15条・第16条)
第5章 文書の発送(第17条―第20条)
第6章 文書の整理及び保存(第21条―第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 中巨摩地区広域事務組合における文書の管理については、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(文書管理の原則)
第2条 文書は、全て適確かつ迅速に取り扱い、常に整備して、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
(文書管理の帳簿)
第3条 文書の管理に必要な帳簿は、次のとおりとする。
(1) 文書収受簿
(2) 文書発送簿
(3) 親展、書留、金券、小包、電報送付簿
(4) 令達、指令番号簿
(5) 議案件名簿
(6) 文書保存簿
(7) 保存文書棄却簿
(8) 送達簿
(9) 郵便切手受払簿
(文書の記号及び番号)
第4条 一般文書には、次の各号により記号及び番号を付けなければならない。
(1) 記号は、「中広組」を用い、番号は、収受文書、発送文書別にして文書処理の年度別に付する。
(2) 同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合、照会通知を発するごとに「の2の3」等の順位をつけることができる。
2 令達文書は、暦年ごとに毎年順位番号を付し、令達指令簿に登載しなければならない。
(文書処理の年度)
第5条 文書の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年3月31日までの会計年度とする。
第2章 文書の収受
(到達文書の処理)
第6条 到達した文書又は物品は、これを収受し、開封の上、内容別にこれを区分する。
2 金券、有価証券等(以下「金券等」という。)を添付してある旨の表示がある文書は、その文書の上欄余白に種類、金額、数量を表示し、事務局長が認印を押印する。
3 金券等の添付物が欠けているときは、その旨を表示し、事務局長が認印を押印するとともに発送者あてに照会し、その旨を表示しなければならない。
4 親展、書留又は秘の表示してあるもの若しくはこれに類似していると認められる文書(以下「親展文書」という。)は、開封してはならない。
第7条 開封した文書は、事故文書を除き、その余白に受付印を押して文書収受簿に所要事項を記載する。
2 収受番号は、その一連番号とする。
3 親展及び書留文書は、封筒の表面上欄に受付印を押し、親展、書留、金券、小包、電報送付簿(以下「親展等送付簿」という。)に記載して送達し、名宛人から受領印を受けなければならない。
4 金券等は、親展等送付簿に記載し、会計管理者に送達し、受領印を受けなければならない。
5 電報又は小包については、前項の規定に準ずるものとする。
6 辞令又は証書等で受付印を押印できないものは、適当に貼紙してこれに押印する。
7 郵便により送付を受けた文書で、訴訟、訴願、異議の申立て等、その収受の日付が権利の消長又は効力の得失に関係するものは、その封被に受領年月日及び時刻を付記して添付する。
(事故文書の処理)
第8条 料金の不足又は未納の郵便物は、発信者が官公署であるとき又は公務と認められるものに限って、その未納又は不足の料金を納付して収受することができる。
2 誤って送られてきた文書は、正当な宛先に転送しなければならない。
3 返送されてきた文書は、収受簿又は発送簿に返送の理由を記入しなければならない。
(執務時間外到達文書の取扱い)
第9条 執務時間外に到達した文書は、当直職員がこれを収受する。
2 当直職員は、その勤務中収受した文書及び物品を当直日記に記載し、親展文書又は電報等で緊急を要するものと認められるものは直ちに名あて人に送達し、その他のものは当宿直時限後に日誌とともに事務局長又は次番に引き継がなければならない。
第3章 文書の処理
(配布)
第10条 前章により収受した文書は、事務局長において査閲し、直ちに主務者に配布しなければならない。
2 前項の文書を受けた主務者は、遅滞なく処理案を添え回議又は回覧に付し、処理する。ただし、特に必要と認めるもの又は緊急を要するものは、直ちに上司の供覧を受けなければならない。
(起案)
第11条 文書の起案は、全て起案用紙を用い、次に掲げるところにより作成しなければならない。
(1) 起案は、通常1事業ごとに作成し、簡潔でその要を尽くし、文書の作成に当たっては、公文例によらなければならない。
(2) 回覧について立案の経過を明らかにするため、関係書類をその参考資料とし、年月日順に下から上に向かい、一括し、又は法規条文の写しを添付しなければならない。ただし、軽易な文書は、これを省略することができる。
(3) 機密文書の起案は、上部欄外に秘と朱書しなければならない。
2 管理者の決裁を受けるべき事項で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ管理者の処理方針を確かめた上起案しなければならない。
3 文書の処理に当たり、軽易な事件は、その文書の余白に立案し、又は定例で理由を記載するに及ばないものは、前項の手続を省略することができる。
4 発送文書は、原則として控えをとるものとする。ただし、上司においてその必要を認めないときは、この限りでない。
5 同一文例によって起案のできる文書は、あらかじめ帳票化したものを使用するものとする。
第12条 回議用紙には、次に掲げるところにより記号及び収受番号を記入しなければならない。
(1) 配布文書により回答を要するための起案の場合は、起案者において配布文書の記号及び収受番号を記入する。
(2) あらたに発生した事務で起案した場合又は報告書については、起案者において記号のみ記入する。
(定例又は軽易な文書)
第13条 定例又は軽易な文書は、回議用紙を用いず、その文書の余白を利用して処理することができる。この場合、文書欄外に回議印を押印し、決裁を受けるものとする。
(起案を要しない文書)
第14条 執行又は照覆しない事案に係る文書、図書等は、その文書の欄外に回覧印を押印して上司の閲覧に供し、他の課に関係あるときは、その課に回付するものとする。
第4章 審査
(文書の審査)
第15条 起案文書は、決裁前に事務局長の審査を受けなければならない。
(1) 文書の文体、用語及び用字が、公文例又は用字例に抵触せず、適正であるか。
(2) 差出人又は宛先の適否
(3) その他様式書類に違式の点がないか。
第5章 文書の発送
(発送)
第17条 発送文書は、全て上司の決裁を経てから発送しなければならない。
2 発送文書は、直ちに使送、郵送等に区分し、文書収受簿又は文書発送簿にそれぞれ所要事項を記載し、発送しなければならない。
3 発送文書は、原議文書と契印し、公印を押さなければならない。ただし、文書の性質上必要でないと認めるものは、これを省略することができる。
(発送文書の記名)
第18条 発送文書は、別に定めるもののほか、管理者名を用いるものとする。ただし、軽易な事件については、組合名をもって処理することができる。
(文書の発送手続)
第19条 文書を発送するときは、回議用紙の発送表示に記入してある区分により発送しなければならない。
2 郵送によるものは、所定の封筒を使用し、回議用紙に指定してある名あて人を明確に記入し、特殊な取扱いを受けるものは、封筒表面に書留、速達、親展等の別を明らかにしなければならない。
3 郵便により文書を発送する場合は、郵便切手受払簿に所要事項を記入し、毎月末その結果を明らかにしなければならない。
4 使送達の文書で重要と認めるものは、発送指定の表示により、送達簿に送付先から受領印を受けなければならない。
(施行の日付)
第20条 原議書には、次の各号による施行の日を記載しなければならない。
(1) 令達文書にあっては、令達指令番号簿に記載した日
(2) 議会に提出を要するものにあっては、議案件名簿に記載した日
(3) 前2号以外のものにあっては、その事務を処理した日
第6章 文書の整理及び保存
(文書整理の原則)
第21条 文書は、常に行政科目別に整理し、重要なものは、非常災害に際して支障がないようにあらかじめ適当な処理を講じておかなければならない。
第22条 主務者は、常に未処理文書及び完結文書を次の各号により区分し、整理しなければならない。
(1) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。
(2) 完結した文書は、処理経過、分類、種別及び認印等につきその可否を確かめ、完結年月日順に整理保管しなければならない。
(3) 年度を越えて処理した文書は、原則としてその文書の属すべき当該年度に整理保管する。
(文書の編さん)
第23条 完結文書は、年度ごとに完結順に整理し、翌年6月末までに次の各号により編さんし、装丁しなければならない。
(1) 同一事件であって数種類の項目に関連した文書は、その関係の最も深い項目に編さんすること。
(2) 2つ以上の事件であって、保存期間を異にする場合において、その事件が相互に関係があり、同一事件として編さんすることが適当なときは、長期間の種別とする。
(3) 図面、設計書の類で一般の文書に編入することが困難なものは、適宜紙袋に入れ、又は結束して別に編さんすること。ただし、この場合関係文書にその旨を記載する等事務の参考として役立つよう処理すること。
(4) 文書の編さんは、厚さ6センチを標準として製本する。ただし、分冊したものは(1)(2)の符号を付け、合冊したものは各項目を標記すること。
(5) 編さん、装丁した簿冊の表紙及び背表紙に、保存、種別、年度、記号及び分類名を記載すること。
(6) 紙数又は編さんの都合により、2年以上にわたる文書を1冊とすることができる。ただし、この場合には、区分紙を入れて年度の別を明らかにすること。
(7) 文書索引目次を付けること。
(8) 次条に規定する第5種に属する文書は、編さん、製本及び索引目次を省略することができる。
(文書の保存年限)
第24条 文書は、その重要度に応じて次の区別によって保存しなければならない。前条第5号に規定する背表紙は、簿冊の種別を明確にするため第4種以上をそれぞれ次の色別によって表示するものとする。
第1種 永年保存 赤
ア 条例、規則、訓令及び重要な告示等に関する書類
イ 職員の進退及び賞罰に関する書類
ウ 財産及び公の施設に関する書類
エ 組合議会に関する重要な書類
オ 印鑑に関する書類
カ 組合の沿革に関する必要な書類
キ その他重要にして永年保存を必要とする書類
第2種 10年保存 青
ア 出納に関する証憑書類及び決算を終わった金銭、物品に関する書類
イ 官公庁への申請、上申及び官公庁からの指令に関する書類で永久保存の必要のないもの
ウ 歳入歳出予算に関する書類で永久保存の必要のないもの
エ 文書整理簿及び金品受渡簿
オ 契約関係書類
カ アからオまでに掲げるもののほか、第1種に属さないもので6年以上保存の必要があると認められるもの
第3種 5年保存 緑
ア 調査を終了した諸報告及び統計書類
イ 使用料調定簿
ウ 旅行命令簿、超過勤務、休日勤務、夜勤命令簿、出勤簿、復命書等
エ アからウまでに掲げるもののほか、第1種及び第2種以外のもので4年以上保存の必要があると認められるもの
第4種 3年保存 黄
第1種から第3種までに属さない文書で2年以上保存の必要があると認められるもの
第5種 1年保存
第1種から第4種までに属さないもの
(保存年限の計算)
第25条 文書の保存年限の計算は、文書の処理の完結した翌年度から計算する。
(文書の収蔵)
第26条 製本した保存文書は、文書保存簿に登載し、分類別に一括して書庫に収蔵することができる。この場合において、重要な文書は、非常持出のできるように適切な処置をしなければならない。
(廃棄)
第27条 保存文書がその期限を経過したときは、管理者の決裁を経て保存文書棄却簿に記載し、廃棄しなければならない。
2 廃棄文書で機密に属するもの又は他に使用されるおそれのあるものは、塗抹裁断又は焼却等の処置を講じなければならない。
(継続保存)
第28条 保存年度を経過してもなお保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。
附則
この規程は、昭和51年3月26日から施行し、昭和50年11月1日から適用する。
附則(平成27年規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。